一、总  则

第一条  湖南城市学院院长办公会议是在学院党委领导下院长独立负责地行使职权，对行政重要事项进行研究和决策的例行工作会议。为加强会议管理，提高会议质量和效率，制定本规则。

第二条  院长办公会议由院长或由院长委托副院长召集并主持。

第三条  院长办公会议参加人员为正、副院长，院长助理、院长办公室主任。根据会议内容，可吸收有关部门负责人列席会议。院长办公室负责作会议记录。

第四条  院长办公会议须有半数以上学院行政领导到会方可举行。

第五条  院长办公会议原则上每周举行一次，特殊情况下可提前或延期举行。

二、议  题

第六条  院长办公会议的议事范围：

（一）研究贯彻执行党委决议、决定事项；

（二）研究提交党委讨论决定的事项；

（三）研究行政工作的有关重要问题；

（四）研究分管各行政工作的领导在自己职权范围内不能决定的或需协调的问题；

（五）各分管领导在自己职权范围内重要事项的通报。

第七条  议题收集

（一）正、副院长直接提出。

（二）各部门提出的议题，须经分管院领导签署意见，经院长审核后方可列为议题。

第八条  各单位或部门提出的议题，必须事先认真调查研究和论证，形成简明的书面材料并提出可供选择的处理方案。每周四前到院长办公室，填写《院长办公会议议题申报表》，院长办公室根据议题重要程度和急缓程度，综合拟定会议议题报院长（或由院长委托的副院长）同意后列入正式议题。临时动议的特急议题由院长确定。

提交重要议题的单位应将材料事先准备好提供给与会人员。

三、议事程序

第九条  院长办公会议应按拟定的议题程序议事，一般不得临时动议。

第十条  每个议题，一般先由提出议题的部门主要负责人报告情况，再由分管院领导作出说明，然后针对议题进行研究。与会人员应充分发表意见，在发扬民主的基础上，会议主持人作出明确决定，即作为会议的决议。对暂不能作出决定的也应有明确说明。

四、会议纪律

第十一条  院长办公会议是学院行政的重要工作会议，参加人员应在时间和精力上予以保证，按时到会。因故不能到会的应事先请假。

第十二条  建立候会制度。凡吸收参加专题讨论的人员，应按院长办公室通知的时间，在讨论相关议题时与会。

第十三条  会议决议的事项，除按规定履行职能及授权传达者外，其他与会人员不得外传会议决议情况。

第十四条  为保证与会人员集中精力讨论问题，会间除紧急事务外，不得另行接待处理其它事务。

五、贯彻督办

第十五条  院长办公会议通过的决议、决定，需向上级单位报告请示的事项或提交学院党委讨论决定的事项由院长办公室组织行文；需与院外联系的事项，由院长办公室或职能部门执行；需向全院通报的,由院长办公室根据记录整理,形成文件下发；院长办公室应将决议事项及时向缺席的人员通报。

第十六条  各单位要认真贯彻执行院长办公会议决议、决定，在执行过程中遇到困难，可向院长办公室反映，由院长办公室协调或请示分管院领导解决。如要复议，由分管院领导提出。

第十七条  会议的决议、决定，由院长办公室负责督办并记载办理情况和结果，并应及时将执行情况、办理结果等信息反馈给院长或院长办公会议。

六、附  则

第十八条  会议的会务工作由院长办公室负责，包括会议组织安排、议案收集、拟制议题、制发通知、准备有关会议材料、作好会议记录、起草会议要求制发的文件或会议纪要等。

第十九条  本规则自公布之日起实行，解释权属院长办公室。